Ottimizzare la gestione del car-stock dei tecnici sul campo

Il problema ed il progetto

La gestione delle parti di ricambio per il supporto al parco installato di un’azienda è una problematica importante soprattutto nel caso in cui la gamma di prodotti venduti sia particolarmente estesa e, di conseguenza, anche i codici delle parti di ricambio molto numerosi. Al problema della numerosità, si associa un’altra complicazione, tipica della natura delle parti di ricambio, ovvero la stima della loro domanda. Essa, infatti, sfugge alle logiche tradizionali di previsione per i prodotti finiti in quanto è influenzata da numerosi fattori che sono direttamente dipendenti dalle caratteristiche del prodotto finito (tipologia di prodotto, livello di affidabilità, ecc.), dalla gestione del prodotto (modalità di utilizzo del prodotto da parte del cliente, livello di manutenzione, ecc.) e, qualche volta, anche da effetti di stagionalità (alcune parti hanno maggior probabilità di guasto, ad esempio, con le elevate temperature). Inoltre essa è spesso caratterizzata da sporadicità (lumpiness). Perciò è fondamentale per l’azienda organizzare al meglio la politica di gestione delle parti di ricambio con l’obiettivo di ridurre i costi generati da esse.

Questo tema è ancora più critico quando la gestione si sposta dal magazzino aziendale allo stock di parti di ricambio che accompagnano i tecnici di campo (stock nel furgone del tecnico, o “car stock”): in questo caso infatti, spesso si aggiungono vincoli legati allo spazio disponibile e al valore trasportato. Ma soprattutto la disponibilità o meno del ricambio è direttamente visibile al cliente, ed impatta sulla sua soddisfazione (manutenzione eseguita alla prima uscita o necessità di ritorno) e sui costi vivi ed opportunità connessi ad un ritorno presso cliente.

Il caso presentato in questo articolo è tratto da un progetto svolto presso la filiale europea di un’azienda giapponese operante nella produzione di macchine per l’ufficio (fotocopiatrici, stampanti e fax), dai ricercatori dell’Università di Brescia.

Lo scopo principale del progetto è stato quello di valutare l’impatto di leve gestionali, sui costi legati alla gestione delle parti di ricambio (costi di movimentazione, stoccaggio, trasporto, spedizione, ecc.) e sulla qualità del servizio (misurabile ad esempio attraverso il first-time-fix). Nella prima parte del progetto si è proceduto ad uno studio comparativo delle pratiche di gestione nelle quattro divisioni europee dell’azienda. Lo scopo dell’azienda era, infatti, quello di avviare uno studio comparativo al fine di creare uniformità nelle pratiche di gestione dei ricambi. Nella seconda parte è stata invece svolta un’analisi simulativa sui dati derivanti dalle movimentazioni di ricambi per un campione di tecnici appartenenti ad una specifica country dell’azienda.

Gestione dei car stock: benchmark delle pratiche

Sono state analizzate quattro filiali (Country 1, Country 2, Country 3 e Country 4). In ciascuna di queste filiali operano tecnici di campo che hanno la possibilità di gestire, sotto la guida di un supervisore a livello regionale, le parti di ricambio nel proprio car stock.

Nei quattro paesi analizzati sono presenti alcune significative differenze. Ad esempio, nella dimensione della base installata: si nota che vi è una profonda differenza nel numero di macchine presenti in ciascuna area (Figura 1) con una elevata densità nella country 2. Forti distinzioni ci sono anche considerando il numero di referenze movimentate all’anno per ciascuna area (Figura 2). Altro elemento rilevante è la struttura del network logistico. Vi è un magazzino centrale di parti di ricambio situato nel nord Europa, riferimento per l’area EMEA. Per quanto riguarda la Country 2, questo magazzino distribuisce direttamente i tecnici senza avvalersi di un secondo livello. Nelle altre tre country, invece, la struttura è organizzata a due livelli in quanto è presente un magazzino periferico in ciascuna area. Infine, differenti sono le politiche utilizzate per la scelta di quali parti tenere a stock, con un mix di esperienza e di utilizzo dei dati di consumo dei mesi precedenti.

Ottimizzare la gestione del car stock: fattori ed effetti

Dopo lo studio comparativo sulle divisioni europee, il progetto si è focalizzato sull’analisi di una delle quattro divisioni. Il caso di studio in esame ha avuto il fine di valutare alcune strategie per ottimizzare la gestione del car-stock dei tecnici d’assistenza appartenenti alla country 2 dell’azienda. E’ stata realizzata un’analisi simulativa sui dati di utilizzo di parti di ricambio da parte dei tecnici in un periodo di venti mesi. Il campione analizzato è composto di quindici tecnici operanti in diversi team sparsi in tutto il territorio nazionale della country 2, con differenti quantitativi movimentati mensilmente, al fine di verificare la generalizzabilità dei risultati. L’analisi dei dati e l’implementazione ed esecuzione delle simulazioni sono state realizzate mediante l’utilizzo degli strumenti Microsoft Office (in particolare Microsoft Excel) e grazie all’ausilio del componente aggiuntivo VBA (Visual Basic Automation) per Office.

Si è sviluppato un modello che simulasse la gestione delle parti di ricambio per ciascun tecnico del campione (sulla base dei dati forniti dall’azienda), con l’opzione di settare le variabili relative alle leve strategiche scelte. In particolare lo studio si è articolato su tre step principali:

Definizione della procedura di riassortimento del car stock
Definizione ed esecuzione degli scenari di simulazione
Analisi dei risultati

1. Definizione della procedura di riassortimento del car stock

Primo passo per l’implementazione e l’esecuzione delle analisi di simulazione è stato la progettazione di un modello relativo alla modalità di riassortimento del car-stock. In precedenza all’inizio del progetto, la divisione della country 2 operava un riesame della dotazione in stock con frequenza non scadenzata e in conformità a criteri non ben formalizzati. Per questo motivo si è stabilito di creare una procedura formale che regolasse il metodo per riassortire il car stock. In accordo con l’azienda, si è dunque optato per un riassortimento mensile dello stock sulla base della domanda registrata nei sei mesi precedenti (logica rolling) fino al raggiungimento di un budget pre-stabilito.

Trattandosi di parti di ricambio, cioè un ambito in cui non sarebbe efficace applicare le tradizionali tecniche di previsione della domanda utilizzate generalmente per prodotti finiti, due diversi criteri di ordinamento sono stati valutati al fine di stabilire quali parti abbiano maggior priorità di essere tenute a stock, fino al raggiungimento del limite di budget proposto:

1. Unità utilizzate per ciascun codice nei sei mesi precedenti (maggiore è il quantitativo utilizzato, più alta sarà la priorità di tenere a stock quella referenza);

2. Rapporto tra quantità utilizzate e costo per ciascun codice (maggiore è il rapporto, più alta sarà la priorità che la parte di ricambio sia tenuta a stock).

Entrambi i criteri sono stati valutati riferendosi ad uno scenario standard e i risultati hanno stabilito una maggiore convenienza nell’utilizzare un criterio di ordinamento basato sulla semplice analisi dei quantitativi utilizzati (Metodo 1). Altro aspetto che si è valutato è la definizione di una soglia massima del valore unitario per le parti da tenere a stock. Comprendere parti a elevato valore unitario nello stock comporta una rapida saturazione del car-stock raggiungendo il budget fissato già con pochi articoli e riducendo il numero di referenze ammissibili sul mezzo. È stato quindinecessario fare un’analisi costi-benefici per valutare un giusto bilanciamento tra costi di stock-out derivanti dall’esclusione di parti a elevato valore unitario e un maggior assortimento del mezzo.Un’ultima analisi è stata fatta sulle regole di riordino, valutando la possibilità di riordinare immediatamente la parte di ricambio “consumata” dal tecnico al fine di ripristinare il livello di scorta prestabilito oppure attendere che essa raggiunga un certo livello prima che si disponga l’ordine di ripristino dalla casa-madre.

Una volta ideata la procedura per definire i codici da tenere a bordo del car-stock e implementato il rispettivo modello, lo studio si è focalizzato sulla scelta e l’impostazione delle leve strategiche da considerare per l’analisi di simulazione. In una prima fase si è studiato l’effetto di ciascuna singola leva strategica, mentre in secondo luogo si è proceduto alla costruzione degli scenari al fine di valutare l’effetto congiunto delle leve considerate. Moltiplicando le varie possibilità disponibili per ciascuna leva strategica considerata (valore del car stock, opzioni relative ai criteri di selezione e frequenza di riapprovvigionamento) sono stati identificati 99 scenari da simulare per ciascun tecnico.

La simulazione effettuata sugli scenari descritti ha consentito di valutare in termini quantitativi l’impatto delle varie leve strategiche sugli indicatori di performance considerati.

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